Політика конфіденційності

1. Хто ми

Цю Політику застосовують дві компанії, які розробляють і надають UGLA за спільною інтегрованою системою управління: ТОВ «МОІ ТЕК» (MOI Tech LLC), вул. Басейна, 5Б, Київ, 01024, Україна, розробник UGLA ERP, і ТОВ «МОВІ ТЕК» (MOVI TECH LLC), просп. Оболонський, 26, офіс 402, Київ, 04205, Україна, яка надає UGLA для HoReCa (далі разом «Компанія», «ми»). Для комерційних відносин із клієнтами в Європейському Союзі Компанія може діяти також через афілійовану компанію в Нідерландах; тоді в договорі зазначено, хто з нас відповідає за ваші дані.

Обидві компанії сертифіковані за ISO/IEC 27001:2022 (інформаційна безпека) та ISO 9001:2015 (якість), а вимоги GDPR і NIS2 вбудовані в їхні процеси.

2. Офіцер із захисту даних

У Компанії призначено офіцера із захисту даних (DPO). Він стежить за дотриманням законодавства про захист персональних даних, консультує щодо законності обробки, веде реєстр операцій з обробки, розглядає запити людей щодо їхніх даних і координує дії в разі порушення безпеки даних.

Усі питання й запити щодо персональних даних надсилайте на dpo@ugla.ua. Інші питання: sales@ugla.ua, +38 067 337 18 50.

3. На що поширюється ця Політика

Ми обробляємо персональні дані у двох ролях.

• Як контролер (володілець) — коли самі визначаємо мету й засоби обробки: дані відвідувачів сайту ugla.ua, людей, які залишають заявку чи записуються на демо, контактних осіб клієнтів, партнерів і постачальників. Про це ця Політика.
• Як обробник (розпорядник) — коли клієнт вносить у UGLA ERP дані своїх працівників, покупців чи контрагентів. Тут ми діємо лише за інструкціями клієнта й умовами договору та угоди про обробку даних, а відповідає за ці дані клієнт як їхній контролер. Якщо ви покупець чи працівник компанії, яка працює в UGLA, з питаннями про свої дані звертайтеся насамперед до неї; ми допоможемо їй відповісти.

4. Які дані ми обробляємо

Ми збираємо лише ті дані, без яких не досягти конкретної мети: це принцип мінімізації, на якому побудована наша Політика захисту даних (Privacy by Design).

• Заявка на демо на сайті: ім'я, електронна пошта, телефон (за бажанням), назва компанії, кількість точок; сторінка, з якої надійшла заявка, адреса сторінки, з якої ви прийшли, і мітки рекламної кампанії (utm) та ідентифікатори кліку з реклами (gclid, fbclid), якщо вони були в посиланні.
• Запис на демо: ті самі ім'я, пошта й телефон, обрані дата й час, галузь і нотатки, які ви додаєте в календарі запису.
• Листування й дзвінки: ваші повідомлення, контакти й посада, історія спілкування з продажами та підтримкою.
• Клієнти й партнери: дані контактних осіб, договори, рахунки, платіжні реквізити компанії, звернення в підтримку.
• Технічні дані сайту: IP-адреса, тип браузера, час і адреса запиту в журналах серверів; обраний регіон цін (cookie ugla_region) і ваш вибір щодо cookies (ugla_consent).
• Аналітика й реклама, лише за вашою згодою: переглянуті сторінки й дії на сайті (заявка, запис на демо, розрахунок у калькуляторі, де передається лише діапазон, а не цифри), ідентифікатори cookies Google і Meta, тип пристрою й приблизне місцезнаходження за IP. Імені, пошти й телефону ці сервіси від нас не отримують.

Ми не збираємо на сайті особливих категорій даних (про здоров'я, переконання тощо) і не просимо їх надсилати.

5. Навіщо й на якій підставі

Підстави обробки визначені Законом України «Про захист персональних даних» і, для людей у ЄС, статтею 6 GDPR.

• Відповісти на заявку, провести демо й підготувати пропозицію — дії на ваш запит до укладення договору (ст. 6(1)(b) GDPR).
• Укласти й виконати договір, надавати підтримку, виставляти рахунки — виконання договору (ст. 6(1)(b)).
• Вести бухгалтерський і податковий облік, відповідати на запити державних органів — юридичний обов'язок (ст. 6(1)(c)).
• Розуміти, звідки приходять заявки (мітки кампаній), захищати сайт і форми від зловживань, забезпечувати безпеку систем — наш законний інтерес (ст. 6(1)(f)), який ми зважуємо з вашими правами.
• Надсилати маркетингові розсилки — лише за вашою згодою (ст. 6(1)(a)); згоду можна відкликати будь-коли.
• Вимірювати відвідуваність сайту (Google Analytics), показувати рекламу UGLA й рахувати заявки з реклами (Google Ads, Meta) — лише за вашою згодою (ст. 6(1)(a)), наданою в банері cookies; її можна відкликати в «Налаштуваннях cookies».

Ми не ухвалюємо щодо вас рішень, заснованих виключно на автоматизованій обробці, і не продаємо персональні дані.

6. Кому ми передаємо дані

Доступ до даних мають лише ті працівники, кому він потрібен для роботи (принцип «потрібно знати» й найменших привілеїв). Постачальників, які обробляють дані від нашого імені, ми перевіряємо перед співпрацею й укладаємо з ними угоди про обробку даних. Це:

• DigitalOcean — хмарна інфраструктура, на якій працюють UGLA ERP і сайт, і резервні копії (дата-центри у Франкфурті, Німеччина);
• Google Workspace — корпоративна пошта й документи;
• Calendly (Calendly LLC, США) — запис на демо; завантажується лише тоді, коли ви переходите до запису;
• YouTube (Google) — відео в блозі, лише після натискання «відтворити» й у режимі youtube-nocookie.com;
• Google (Google Ireland Limited, Google LLC) — Google Tag Manager, Google Analytics 4 і Google Ads, лише за вашою згодою на аналітику чи рекламу;
• Meta Platforms Ireland Limited — Meta Pixel, лише за вашою згодою на рекламу.

Сповіщення команді продажів про заявку, яка не дійшла до нашої CRM, не містять ваших персональних даних.

Для реклами Google і Meta можуть обробляти отримані дані й самостійно, як окремі контролери, за власними політиками конфіденційності.

Ми можемо передати дані державним органам, якщо цього вимагає закон, і аудиторам сертифікації в межах аудиту, з дотриманням конфіденційності.

7. Передача за межі країни

UGLA ERP і сайт працюють в ЄС, у дата-центрах DigitalOcean у Франкфурті (Німеччина). Наші команди працюють в Україні, частина постачальників (наприклад, Calendly, а також Google і Meta, якщо ви дозволили аналітику чи рекламу) — у США. Google LLC і Meta Platforms сертифіковані за EU–U.S. Data Privacy Framework. Якщо персональні дані людей з ЄС передаються за межі Європейської економічної зони, ми застосовуємо гарантії, яких вимагає GDPR (зокрема стандартні договірні положення Європейської комісії), і враховуємо вимоги до транскордонної передачі в нашій системі управління.

8. Скільки ми зберігаємо дані

Дані зберігаються стільки, скільки потрібно для мети, з якою їх зібрано, або скільки вимагає закон, а потім видаляються, знеособлюються чи архівуються за нашою Політикою зберігання даних.

• Заявку, з якої не виникло співпраці, ми зберігаємо, поки ведемо з вами розмову, і видаляємо на ваш запит.
• Дані клієнтів — протягом дії договору й строків, які встановлює законодавство про бухгалтерський облік і податки.
• Журнали серверів — щонайменше 12 місяців в оперативному доступі й до 24 місяців в архіві, з урахуванням мінімізації даних.
• Резервні копії — обмежений строк, потрібний для відновлення систем.
• Дані аналітики — за строком зберігання, налаштованим у Google Analytics, не довше 14 місяців; рекламні cookies — 90 днів.

9. Як ми захищаємо дані

Захист даних закладений у розробку й процеси (Privacy by Design and by Default) і перевірений незалежним аудитом за ISO/IEC 27001. Зокрема:

• доступ за ролями, на основі «потрібно знати» й найменших привілеїв, з регулярним переглядом і негайним відкликанням, коли змінюються обов'язки;
• багатофакторна автентифікація, доступ до систем через зашифрований VPN;
• шифрування даних під час передавання (HTTPS/TLS, SSH) і зберігання;
• моніторинг інфраструктури й журнали подій, які регулярно переглядаються;
• резервне копіювання й плани відновлення та безперервності роботи;
• оцінка впливу на захист даних (DPIA) перед запуском нового застосунку чи процесу, мінімізація й псевдонімізація даних;
• навчання працівників і зобов'язання конфіденційності.

10. Ваші права

Ви маєте право:

• знати, чи обробляємо ми ваші дані, і отримати їх копію;
• виправити неточні або доповнити неповні дані;
• вимагати видалення даних або обмеження їх обробки;
• заперечити проти обробки на підставі законного інтересу, зокрема для маркетингу;
• отримати свої дані в машинозчитуваному форматі й передати іншому контролеру;
• відкликати згоду в будь-який момент, не впливаючи на законність обробки до відкликання.

Надішліть запит на dpo@ugla.ua. Ми можемо попросити підтвердити, що запит від вас, і відповімо протягом одного місяця; якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що ми повідомимо. Запити розглядаються безкоштовно.

11. Cookies

Під час першого відвідування сайт запитує, які cookies ви дозволяєте. Доки ви не обрали, працюють лише необхідні, а аналітика й реклама не завантажуються.

• Необхідні, завжди: ugla_region пам'ятає обраний регіон цін (рік), ugla_consent пам'ятає ваш вибір щодо cookies (шість місяців). Мітки рекламної кампанії й ідентифікатори кліку тримаються в пам'яті браузера до кінця відвідування, щоб передати їх разом із заявкою.
• Аналітика, за вашою згодою: Google Analytics 4 (cookies _ga і _ga_…, до двох років) рахує відвідування й дії на сайті.
• Реклама, за вашою згодою: Google Tag Manager, Google Ads (_gcl_au, 90 днів) і Meta Pixel (_fbp, 90 днів) показують рекламу UGLA тим, хто вже був на сайті, і рахують заявки з реклами.
• Calendly і YouTube зберігають свої cookies лише після вашої дії: переходу до запису чи натискання на відео.

Змінити вибір або відкликати згоду можна будь-коли в «Налаштуваннях cookies» внизу кожної сторінки. Відкликання не впливає на обробку, що відбулася до нього.

12. Порушення безпеки даних

Якщо стається інцидент, який зачіпає персональні дані, ми діємо за процедурою управління порушеннями: оцінюємо ризик, обмежуємо наслідки, повідомляємо наглядовий орган протягом 72 годин, якщо цього вимагає GDPR, а людей, яких це стосується, — без зайвої затримки, якщо ризик для них високий. Клієнтів, для яких ми обробляємо дані, повідомляємо за умовами договору.

13. Діти

Сайт і UGLA призначені для компаній. Ми свідомо не збираємо дані дітей; якщо такі дані потрапили до нас, напишіть на dpo@ugla.ua, і ми їх видалимо.

14. Скарги

Якщо вважаєте, що ми порушили ваші права, напишіть офіцеру із захисту даних на dpo@ugla.ua: ми розглянемо звернення й відповімо. Ви також маєте право звернутися до наглядового органу: в Україні — до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, у Нідерландах — до Autoriteit Persoonsgegevens, в іншій країні ЄС — до органу з захисту даних вашої країни.

15. Зміни цієї Політики

Політика переглядається разом із нашою системою управління щонайменше раз на рік і при суттєвих змінах обробки. Чинна редакція — на цій сторінці з датою вгорі. Політика опублікована українською та англійською мовами; у разі розбіжностей діє українська редакція.