Чому ERP важливий для бізнесу?

Системи ERP стали настільним календарем для компаній, які прагнуть розумно використовувати ресурси. Вони можуть допомогти керівникам перерозподілити людський і фінансовий капітал або побудувати більш ефективні основні бізнес-процеси, які заощаджують гроші без шкоди для якості чи продуктивності.

ERP також є активом, коли мова йде про планування та координацію. Співробітники можуть детально переглядати поточні наявні запаси та замовлення клієнтів, а потім порівнювати замовлення постачальників і прогнозований майбутній попит. Якщо необхідно, вони можуть внести корективи, щоб уникнути проблем. Програмне забезпечення ERP також покращує комунікацію та співпрацю, оскільки працівники можуть перевіряти статус інших відділів, щоб керувати своїми рішеннями.

Як комплексне джерело даних, система ERP також надає безліч звітів і аналітики, які можуть змінити бізнес на краще. Перетворення величезної кількості інформації на діаграми та графіки, які чітко ілюструють тенденції та допомагають змоделювати можливі результати, є можливостями ERP, які керівники вважають неоціненними.

Як працює система ERP?

Системи ERP працюють, використовуючи визначену стандартну структуру даних. Інформація, введена одним відділом, одразу стає доступною для авторизованих користувачів у всьому бізнесі. Ця єдина структура допомагає тримати всіх на одній хвилі. Наприклад, скажімо, мережа дистрибуції продуктів харчування має декілька локацій, які часто мають схожі тренди з продажів груп товарів, показники та кількість співробітників, вся інформація зберігається у системі ERP.

По-перше на будь якому етапі ми можемо не просто створювати кластери локацій, а і бачити їх зміни в реальному часі, по-друге бачити відображення збитків в розрізі одного кластеру за рахунок невідповідності кількості персоналу або недостатньої кількості трендового товару на локації, по-третє – в режимі реального часу бачити показники дохідності на квадратний метр локації, це тільки декілька поверхневих метрик. 

Системи ERP забезпечують найбільшу цінність коли компанія має модулі для окремих бізнес процесів, що дозволяє пересуватися по програмі без додаткових ускладнень.   Вона стає більш логічною в розумінні. 

ERP складається з ряду різних модулів — функцій, адаптованих для різних аспектів бізнесу, включаючи ролі бек- та фронт-офісів. Це виходить далеко за рамки фінансових та інших фундаментальних функцій, таких як управління ланцюгом постачання та спілкування з клієнтами. 

Як ERP може покращити та допомогти бізнесу?

ERP дозволяє компаніям визначати сфери бізнесу, які потребують вдосконалення або можливості для розширення. Чим більше співробітників мають доступ, тим більша ймовірність того, що команди виявляють проблеми, будь то сплеск попиту на певний продукт, запізнення поставок від постачальника чи загрозлива криза грошових потоків. Співробітники можуть завчасно пом’якшити проблему, наскільки це можливо.

Керівники, як правило, зосереджені на результатах — використанні інформації для досягнення цілей, таких як підвищення ефективності, зниження витрат і реагування на зміну потреб споживачів або ринкових умов.

Для бізнес-підрозділів програмне забезпечення ERP може автоматизувати багато завдань, щоб уникнути помилок, таких як, наприклад назначити співробітника на дві різні локації (проекта) одночасно; запланувати фонд оплати праці не в розрізі допустимих метрик; закупити товар, який вже рік лежить не ходовий на іншій локації й таке інше.

Але справжня краса ERP полягає в тому, що вона може надати як 360 огляд здоров’я компанії, так і детальну інформацію про конкретний процес або KPI, не лише зберігаючи та впорядковуючи дані, але й визначаючи закономірності та позначаючи аномалії, які потребують дослідження. Спробуйте це з електронною таблицею.

Інші переваги для бізнесу:

Доступ до даних з будь-якого місця: співробітникам більше не потрібно перебирати купи паперів або файлів, розкиданих по робочому столу. За допомогою хмарного ERP менеджер складу може ввійти в систему з мобільного пристрою, перебуваючи в цеху, або продавець може перевірити запаси, перебуваючи на місці.

Інформація завжди актуальна: оскільки ERP-система постійно отримує інформацію від різних відділів, вона оновлюється одразу після збирання запасів, розміщення платежу або надсилання електронних листів клієнтам. Це забезпечує велику перевагу, оскільки співробітники, які приймають рішення, ґрунтуються на останніх даних.

Бізнес-рішення на основі одних і тих самих даних: зі спільною базою даних усі особи, які приймають рішення, знаходяться на одній сторінці. Немає дублікатів або суперечливих джерел інформації, і компанії мають можливість планувати та поширювати динамічні звіти автоматично. Потрібно більше глибини? Базові дані можна отримати, просто натиснувши звіт.

Ось кілька порад, які допоможуть визначити, чи підходить вам ERP:

• Регулярно перевіряєте свою поточну технологію та запитуйте: наша технологія допомагає — чи гальмує нас? Коли застарілі або невідповідні системи спричиняють неефективність, каламутять дані або не можуть підтримувати зміни, які хоче внести бізнес, настав час шукати нове рішення.
• Неточні дані є ще однією ознакою того, що настав час для вашої першої або нової системи ERP. Якщо ваші дані ненадійні, ви не можете довіряти звітам і статистичним даним, які вони створюють, і це велика проблема.
• Чи помилки постійно спричиняють проблеми, чи то надсилання клієнтам неправильних товарів чи невідповідність між замовленнями на купівлю та попитом? Уніфікована система може організувати ваші операції та вдосконалити процеси, щоб зменшити ці перешкоди.
• Якщо ви витрачаєте 30% свого часу в день, щоб налаштувати звіти  і тільки потім їх отримати, маєте залежність від  електронної пошти та таблиць, то вже треба бігти за новою ERP. 
• Відсутність інтеграції між системами є ще одним свідченням того, що ви готові до ERP. Система може усунути ручну передачу даних і мінливі з’єднання, збираючи інформацію з усіх ключових бізнес-функцій в одному місці.

Переваги систем ERP

Сучасні рішення ERP мають багатий набір функцій, які приносять незліченні переваги бізнесу. Це програмне забезпечення стало загальноприйнятим, оскільки воно забезпечує реальні вдосконалення. Ось ключові універсальні переваги ERP:

1. Економія коштів. Можливо, найбільша цінність систем ERP полягає в тому, що вони можуть заощадити гроші вашої організації кількома способами. Автоматизуючи багато простих повторюваних завдань, ви мінімізуєте помилки та потребу в додаванні співробітників з тією ж швидкістю, що й зростання бізнесу. 
2. Видимість робочого процесу. З усіма робочими процесами та інформацією в одному місці співробітники, які мають доступ до системи, можуть бачити статус проектів і виконання різних бізнес-функцій, пов’язаних з їх роботою. Ця видимість може бути особливо цінною для менеджерів і керівників, і це набагато швидше та простіше, ніж шукати потрібні документи та постійно запитувати колег про оновлення.
3. Звітність/аналітика. Дані корисні, лише якщо компанії можуть аналізувати та розуміти їх, і ERP допомагає в цьому. 
4. Бізнес-інсайти/розвідка. Оскільки ERP-системи можуть отримувати доступ до даних у реальному часі з усієї компанії, ці системи можуть виявляти впливові тенденції та надавати широку інформацію про бізнес. 
5. Відповідність нормативним вимогам і безпека даних. ERP забезпечує контрольний слід, відстежуючи життєвий цикл кожної транзакції, включаючи дотримання необхідних робочих процесів затвердження. 
6. Управління ризиками. Технологія ERP зменшує ризик кількома способами. Детальний контроль доступу та визначені робочі процеси затвердження можуть посилити фінансовий контроль і зменшити шахрайство. 
7. Безпека даних. Постачальники ERP розуміють, що у вашій системі зберігаються важливі конфіденційні дані, і вживають необхідних заходів для забезпечення їх безпеки. 
8. Співпраця. Співробітники найбільш ефективні, коли працюють разом. Рішення ERP спрощують обмін інформацією між командами, як-от замовлення на купівлю, контракти та записи про підтримку клієнтів. 
9. Масштабованість. Правильна система ERP буде достатньо масштабованою та гнучкою, щоб задовольнити потреби вашої компанії сьогодні та в осяжному майбутньому. Зокрема, хмарні системи адаптуються до незначних і великих операційних змін, навіть якщо кількість даних, які збирає організація, і попит на доступ зростають.
10. Гнучкість. Незважаючи на те, що програмне забезпечення ERP допомагає компаніям дотримуватися найкращих практик, воно також пропонує гнучкість для підтримки унікальних процесів і цілей. Система дає адміністраторам можливість будувати робочі процеси для конкретної компанії та створювати автоматичні звіти, важливі для різних відділів і керівників. ERP підвищує інноваційність і креативність вашої організації.
11. Управління клієнтами та партнерами. ERP може зміцнити відносини компанії з партнерами та клієнтами. Він може надавати інформацію про постачальників, транспортних перевізників і постачальників послуг, а хмара забезпечує ще кращий і зручніший обмін інформацією. Що стосується клієнтів, рішення може відстежувати відповіді на опитування, запити в службу підтримки, повернення тощо, щоб організація могла тримати руку на пульсі задоволеності клієнтів.
12. Штучний інтелект (AI) — це аналіз та обробка великого обсягу даних у всіх сферах промисловості, економіки, інших сферах.

Інструменти штучного інтелекту, мають  доступ до більшої кількості даних і здатні обробляти більше, ніж будь-хто інший.  Можуть визначити, які потенційні клієнти принесуть найбільший прибуток, частину обладнання, яка ось-ось вийде з ладу, правильну ціну для клієнта, і які працівники найімовірніше покинуть компанію. Ці рішення виходять за рамки базової автоматизації процесів і відрізняють інструменти ШІ від інструментів автоматизації минулого.

Жодна людина не здатна так багато, швидко та точно отримувати, аналізувати та давати чіткі відповіді, як штучний інтелект.

Завдяки штучному інтелекту бізнес може знати тенденції, а потім робити правильні висновки щодо конкретних операцій, що дозволяє правильно прогнозувати та приймати обґрунтовані рішення.

Придбання та впровадження платформи ERP раніше було страшним, навіть приголомшливим. Але доступні сьогодні рішення дозволяють компаніям робити крок за кроком і додавати те, що їм потрібно, коли їм це потрібно. Ніколи раніше це програмне забезпечення не було доступним для більшої кількості організацій, і керівники повинні скористатися цим.